ENTRADA DE NOTAS MANUAIS E IMPORTAÇÃO DE XML

1. INTRODUÇÃO

Neste tutorial aprenderemos sobre Entrada de Notas no módulo OuroCompras®, nos seguintes questionamentos:

• Como realizar o Lançamento Manual de uma nota de compra?

• Como importar o xml de uma nota de compra?

• Como buscar pelo código do distribuidor na entrada de notas?

• Como realizar a impressão de etiquetas em uma nota de compra finalizada?

2. COMO REALIZAR O LANÇAMENTO MANUAL DE UMA NOTA DE COMPRA?

No OuroFarma, clique no botão Menu > Gerencial > Gerenciador de Compras.

Será apresentada a tela Principal do OuroCompras®, onde temos acesso às diversas opções de cadastros, relatórios, sugestões de compra, pedidos de compra e entrada de notas.

Para realizar o Lançamento Manual de uma nota de compra, clique no menu Nota de Compra e em seguida na opção “Criar Nota (F3)” e informe os dados da nota, como: fornecedor, nº da nota, série, chave de acesso, etc.

Ao término do preenchimento clique no botão “Itens da Nota (F6)” para informar os produtos que estão na nota.

Lance todos os produtos com suas respectivas quantidades, CSTt, Preço Fábrica, ICMS, IPI, etc.

Verifique com atenção a base de cálculo de ICMS ST e ICMS ST cobrado anteriormente.

Se houver medicamentos controlados, assim que informar o produto será aberta a tela para a inclusão do lote, data de validade e fabricação.

No rodapé da tela, temos as informações de total de itens, volume e valor total dos produtos.

Ao concluir o lançamento de todos os itens, clique no botão “Finalizar Nota (F6)”.

Se houver produtos controlados, será aberta a tela para conferência e caso queira também há a possibilidade de impressão.

Na tela de Fechamento da Nota, temos a opção de descontos, onde é possível informar a porcentagem de desconto referente ao total da nota ou o desconto em valor.

Em ICMS virá preenchido de acordo com os itens lançados, caso ocorra alguma divergência é necessário verificar os itens da nota. Nas opções de ICMS Substituição os valores também serão preenchidos de acordo com os itens lançados, caso ocorra alguma divergência é necessário verificar os itens. 

Em Complementes lance os valores de frete, seguro ou outros.

Temos a informação do valor total dos produtos e opção de desconto financeiro, totalizando o saldo a pagar da nota.

Selecione se alguma das opções de icms, frete, seguro, outras despesas e IPI compõem o valor final da nota.

Por fim, clique no botão “Confirmar Fechamento”.

É possível configurar o sistema para gerar automaticamente no contas a pagar, o valor da fatura desta nota.

Caso não queira que o sistema gere automaticamente o contas a pagar, no OuroFarma, acesse o Gerenciador de Lojas e terminais, clique em Configurações da Loja (F3).

Clique na aba “Compras” e desmarque a opção “Gerar Contas a Pagar ao Finalizar Entrada de Nota de Compra”.

Preencha as informações de vencimento, parcelas, número de documento e clique em “Confirmar”.

Verifique que ao término a nota terá seu status atualizado para “Nota Finalizada”.

Obs: Os produtos controlados desta nota, irão para o Gerenciador de Controlados para posterior envio ao SNGPC e seus lotes ficarão em quarentena, sendo necessário passar por conferência para serem liberados para venda.

3. COMO IMPORTAR O XML DE UMA NOTA DE COMPRA?

Para agilizar a entrada de notas, solicite ao fornecedor o envio do arquivo xml para o seu email.

Com o arquivo xml salvo em sua máquina, no OuroCompras®, clique na aba Notas de Compra e clique no botão “Importar XML Nota Fiscal Eletrônica”.

Localize o arquivo XML em seu computador e clique no botão “Adicionar à Lista”.

Verifique os campos “Loja” e “Distribuidor” se estão preenchidos corretamente. Pode acontecer de não possuir o distribuidor cadastrado ou o CNPJ da nota está diferente do seu estabelecimento.

Caso queira importar IVA e NCM e CEST da nota, marque os campos correspondentes e clique em “Gerar Compra”.

A importação da nota será realizada.

Se houver algum item na nota que não possui cadastro ou não possua código de barras no cadastro, será apresentada uma tela para o vínculo ou cadastro.

Dê um duplo clique na advertência e:

1 - Se possuir o produto cadastrado, clique no botão “Localizar” e localize o medicamento.

2 - Caso ainda não possua o cadastro deste produto, clique no botão “Cadastrar” e realize o seu cadastro.

3 - Ao término do cadastro, clique no botão Salvar e em seguida clique em Avançar.

A nota ficará como aberta, dê um duplo clique na nota para verificação e finalização.

Os demais procedimentos são idênticos a entrada de nota manual. Basta conferir os itens, se necessário proceder com alterações e finalizar a nota.

4. COMO BUSCAR PELO CÓDIGO DO DISTRIBUIDOR NA ENTRADA DE NOTAS?

Ao lançar uma nota de compra podemos configurar o sistema para buscar por código de barras ou localizar pelo código do distribuidor.

Para configurar, na tela de lançamento de itens, clique no botão “Opções” e em seguida clique em “Buscar pelo Código do Distribuidor” ou se preferir pressione “F7”.

Desta forma a localização será feita somente pelo Código do Distribuidor.

Por exemplo, vamos utilizar o lançamento de um produto “Anador” e buscar pelo código do distribuidor.

Ao tentar localizar pelo código de barras o sistema não trará o produto informado, pedindo para criar vínculo.

Para voltar a pesquisar com o código de barras, clique no botão “Opções” e em seguida clique em “Buscar pelo Código do Distribuidor” ou se preferir pressione “F7”.

5. APÓS A NOTA TER SIDO FINALIZADA, COMO REALIZAR A IMPRESSÃO DAS ETIQUETAS?

No OuroCompras®, selecione a nota e visualize seus itens.

Após o acesso aos itens, primeiramente verifique se o status da coluna “Etq” dos itens da nota estão com a letra “S”.

Caso não esteja, clique no campo e pressione “barra de espaço” para mudar seu status.

N = não imprimir etiqueta / I = já foi impressa a etiqueta / S = imprimir etiqueta

Na tela principal do OuroCompras, clique em Relatórios > Impressão de Etiquetas.

Selecione a opção “Notas de Compras” e clique em “Pesquisar”.

Escolha o período, fornecedor, a ordem de impressão e clique em “Selecionar Nota de Compra”.

Selecione as notas nas quais deseja imprimir a etiqueta e clique em “Selecionar Nota de Entrada”.

Confira as notas selecionadas e clique em ok.

Na tela de Impressão de Etiquetas, clique em “Pesquisar Produtos”.

O sistema mostrará os itens que estão na nota, selecione os desejados e clique no botão “Imprimir”.

Caso queira visualizar a etiqueta antes de imprimir, selecione a opção “Modo Gráfico” e em seguida clique em “Imprimir”.

Selecione o modelo da etiqueta e escolha entre as opções disponíveis.

Por fim clique em “Imprimir”.

Se o relatório não exibir nenhum produto para impressão, ou perceba que não apareceu algum item específico, efetue o seguinte procedimento:

Verifique qual a seção dos produtos que estão nas notas selecionadas, acesse o cadastro de seção no OuroFarma, botão Menu > Cadastros > Estoque > Seções de Produtos.

Localize a seção e marque a opção “Imprime Etiqueta” e clique no botão “Salvar”.

Repita o procedimento para impressão de etiquetas novamente.

Abaixo, você pode assistir ao vídeo com exemplos de entrada de notas de compras:

Qualquer dúvida, entre em contato com nosso suporte.

Consulte os telefones regionais para atendimento em todo o Brasil em: http://www.vsm.com.br/atendimento-vsm