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Olá!!
Neste último passo a passo, vamos ver as configurações necessárias para utilizar a Gestão de Conversas no OuroFórmulas® e também como utilizar a caixa de diálogo do OuroChat® no lançamento de fórmulas.
ATENÇÃO: para o funcionamento da Gestão de Conversas, é necessário ter ao menos um número de celular com WhatsApp configurado e autenticado no sistema através do OuroChat®. (Caso você chegou aqui primeiro, para consultar o primeiro passo a passo do OuroChat® clique aqui).
Vamos lá!!
ACESSANDO A GESTÃO DE CONVERSAS
No OuroFórmulas®, acesse o menu Gerencial > Gestão de Conversas
A tela exibida nos mostra todas as conversas atuais dentro do filtro realizado.
A tela exibida nos mostra todas as conversas atuais dentro do filtro realizado.
Elementos Visuais na Tela de Gestão de Conversas
Na parte superior da tela, temos as opções de filtros para realizar buscas das conversas e os resultados dessa pesquisa, onde:
2 - Botão que realiza a pesquisa de mensagens respeitando as regras dos filtros.
3 - Legenda referente ao tempo de atendimento.
4 - Conversas dos clientes resultante do filtro realizado
5 - Coluna indicando o tempo da última mensagem da conversa.
6 - Atribui ou muda o terminal da conversa atual
7 - Cadastrar o Cliente. É necessário esta operação quando existem mensagens onde o remetente ainda não possui cadastro no sistema, pois a fórmula necessita de um cliente cadastrado.
8 - Conversa atual selecionada no grid é mostrada abaixo. Pode-se enviar e receber mensagens normalmente por essa seção da tela.
9 - Botão para enviar anexo.
10 - Botão para enviar mensagem, também podendo usar o atalho .
11 - Fórmulas vinculadas à conversa. Todas as fórmulas foram realizadas com base na conversa.
12 - Botão para lançar uma nova fórmula para a conversa.
13 - Visualizar fórmula já vinculada à conversa.
14 - Anexar receita ou qualquer outra imagem ou documento à fórmula.
15 - Informações sobre as fórmulas.
REALIZANDO UMA NOVA FÓRMULA PARA UMA CONVERSA
No exemplo a seguir, o cliente solicita um orçamento de uma fórmula e ela será feita e vinculada à conversa.
A mensagem pode ser respondida na própria tela, sem a necessidade de uso o OuroChat®:
Antes de realizar o lançamento da fórmula é necessário cadastrar o cliente
Na tela clica no botão “Cadastrar Cliente”
Ao abrir a tela de cadastro do cliente, será salvo e preenchido automaticamente o nome e o telefone. O nome é o mesmo que é informado no WhatsApp da pessoa.
Depois de salvo o cadastro do cliente.
Ao clicar em “Nova Fórmula”, o Lançamento de Fórmulas é aberto e podemos visualizar interagir na conversa por lá também
O primeiro orçamento foi concluído, porém o cliente solicitou outro orçamento de outra fórmula e enviou uma imagem.
Neste caso, usamos o duplo clique na imagem e podemos lançar a fórmula com a imagem aberta, sem que a mesma “suma” da tela ou troque de posição com a tela de fórmulas. Isso ajuda muito na rapidez e agilidade do atendimento.
Ao fechar a tela de Lançamento de Fórmulas, a Gestão de Conversas está atualizada com a última mensagem e com os orçamentos vinculados à conversa:
ANEXANDO RECEITAS
Caso seja necessário anexar uma imagem da receita ao orçamento, podemos fazer pelo botão “Anexar Receita”
Após anexar, na tela de Gestão de Conversas, fica com o símbolo do clipes no campo Anexo, indicando que há documentos ali.
CONFIGURANDO O TEMPO DE RESPOSTA
É possível configurar um tempo máximo de resposta para o cliente, onde quando este for atingido, o ícone indicará que a conversa está aguardando uma mensagem de resposta por um tempo maior que o limite.
Para configurar acesse o sistema OuroFórmulas® > menu sistema > Lojas > Gerenciador de Lojas/ Terminais Alt+K > opção Configurações de Loja (F3)
No menu ao lado direito, acessa a opção Integrações > WhatsApp
Eles funcionam juntos e da seguinte maneira:
Tempo Limite: o tempo máximo que um cliente pode esperar até ser respondido pela loja. Por exemplo, se meu tempo limite está configurado para 5 minutos e a última mensagem do cliente foi às 9h15min, às 9h21min estourei meu limite de tempo e a conversa será marcada com o ícone vermelho na Gestão de Conversas.
Tempo de Tolerância: configurando uma tolerância de 2 minutos, a mensagem foi recebida às 9h35min quando for 9h38min, a tolerância indica que o tempo limite se aproxima, marcando a conversa com o ícone laranja. Na prática, a tolerância é um tempo subtraído do limite usado para avisar a loja que o tempo limite se aproxima.
Se ambos estiverem zerados, não é utilizado a configuração de tempo limite.
No exemplo, usado, o cliente mostrado esperou mais que o limite e foi marcado como vermelho, enquanto outro cliente que acabou de enviar mensagem, ainda consta dentro do limite de resposta
Após passar o tempo de tolerância, é indicado que o limite se aproxima usando o ícone laranja, pois o cliente já atingiu a quantidade de minutos de espera colocada na configuração de tolerância.
Ao responder as duas mensagens, elas ficam com o ícone verde, nos avisando que está tudo dentro do tempo agora, reiniciando as contagens.
Finalizamos!
Seu sistema OuroFórmulas® agora está pronto para utilizar as mensagens do OuroChat®.
Qualquer dúvida, entre em contato com o nosso setor de suporte
Consulte os telefones regionais para atendimento em todo o Brasil em: http://www.vsm.com.br/atendimento-vsm
