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Como confirmar o Recebimento da nota e a Conferência dos Itens da Notas de compras no OuroCompras®
Este manual apresenta como utilizar a funcionalidade de Conferência dos Itens da Nota de Compra por importação de XML, no sistema OuroCompras®.
A rotina dessa ferramenta tem como propósito registrar no sistema uma prática comum em farmácias: a pessoa responsável por importar os XMLs das notas de compra nem sempre é a mesma que confere a chegada física dos produtos na loja. Por isso, nas etapas da “Conferência dos Itens”, cada colaborador realiza sua parte no processo de Recebimento das Notas x Recebimento dos Produtos.
Caso, esteja procurando a conferência básica dos itens, na entrada padrão da nota de compra, clique aqui.
Um ponto fundamental sobre esse recurso é que, ao ser habilitado, ele modifica os tipos de status atribuídos às notas de compra no sistema. Onde:
Quando não este recurso não está habilitado, os Status da nota de compra são:
- Nota Aberta: A compra foi importada e a loja não utiliza Conferência de Notas. Está aguardando ser finalizada.
- Nota Reaberta: A compra foi finalizada e foi feita sua reabertura.
- Finalizada: A compra foi finalizada.
- Em Correção: A compra foi finalizada e está sendo corrigida os seus tributos da nota.
- Nota Estornada: A compra foi finalizada, porém houve o estorno da mesma.
- Nota Devolvida: Foi realizado uma devolução de compra.
Quando habilitado, os Status da nota de compra passam a ser:
- Aguardando Recebimento*: Nota foi importada e está pendente da confirmação do recebimento.
- Aguardando Finalização*: A nota foi recebida, porém não tem a obrigatoriedade de ser conferida antes de finalizar.
- Aguardando Conferência*: A nota teve o recebimento confirmado e está aguardando a realização da conferência dos itens.
- Conferência Realizada*: Nota foi conferida e as quantidades bateram.
- Conferência Divergente*: Realizada a conferência, porém as quantidades não bateram totalmente.
- Finalizada: Nota finalizada normalmente tanto pela tela de conferência quanto pela tela de itens.
- Finalizada (não conferida)*: Nota foi finalizada pela tela de confirmação de recebimento, sem ter os itens conferidos.
- Finalizada (divergente)*: Nota foi finalizada com a conferência dos itens divergente.
- Nota Estornada: Nota foi finalizada, porém houve o estorno da mesma.
- Em Correção: Nota sendo corrigida pelo usuário.
- Nota Devolvida: Nota foi devolvida pelo usuário.
* Novos Status quando a conferência está habilitada na configuração da loja.
A seguir, vamos aprender como habilitar a conferência dos itens da compra e entender os novos status.
HABILITANDO A CONFERÊNCIA DOS ITENS NA ENTRADA DA NOTA DE COMPRA Pelo sistema OuroFarma®, entre no menu Sistema > Lojas > “Gerenciador de Lojas e Terminais (ALT+K)”:
Clique em “Configurações da Loja (F3)” e vá até a opção “Compras”:
Você vai encontrar as configurações para habilitar a conferência das notas:
Onde:
Habilitar Conferência: Como o nome sugere, esta opção habilita a loja para trabalhar com a nova conferência de notas. Caso não esteja marcada, o sistema não habilita telas e opções de conferência.
Conferir Produtos Somente com Código de Barras: Na tela de conferência só será possível conferir os produtos digitando ou bipando o código de barras. Com essa opção não é permitido pesquisar os produtos por nome.
Conferir “LOTES” em prod. marcados c/ “Controla Lote”: Com essa opção marcada, caso o produto conferido possua a marcação “Controla Lote” no Cadastro de Produtos, será disponibilizada a tela de controlados na finalização mesmo não sendo um produto controlado.
Conferir Produtos de Uso e Consumo: Com essa opção desabilitada, sempre que houver um produto de uso e consumo não será preciso conferir sua entrada.
Pedir Senha para Permitir Entrada Divergente: Com essa opção habilitada, sempre que houver uma quantidade diferente de quantidades durante a conferência, será solicitado senha ao operador.
Conferir Nota em Processo de Finalização: Com essa opção habilitada, a conferência dos itens será na finalização da nota de compra.
Habilitar Finalização da Nota após Confirmar Recebimento: A nota será finalizada no momento em que o é confirmado o recebimento na tela de Conferência de Notas.
Habilitar Conferência: Como o nome sugere, esta opção habilita a loja para trabalhar com a nova conferência de notas. Caso não esteja marcada, o sistema não habilita telas e opções de conferência.
Conferir Produtos Somente com Código de Barras: Na tela de conferência só será possível conferir os produtos digitando ou bipando o código de barras. Com essa opção não é permitido pesquisar os produtos por nome.
Conferir “LOTES” em prod. marcados c/ “Controla Lote”: Com essa opção marcada, caso o produto conferido possua a marcação “Controla Lote” no Cadastro de Produtos, será disponibilizada a tela de controlados na finalização mesmo não sendo um produto controlado.
Conferir Produtos de Uso e Consumo: Com essa opção desabilitada, sempre que houver um produto de uso e consumo não será preciso conferir sua entrada.
Pedir Senha para Permitir Entrada Divergente: Com essa opção habilitada, sempre que houver uma quantidade diferente de quantidades durante a conferência, será solicitado senha ao operador.
Conferir Nota em Processo de Finalização: Com essa opção habilitada, a conferência dos itens será na finalização da nota de compra.
Habilitar Finalização da Nota após Confirmar Recebimento: A nota será finalizada no momento em que o é confirmado o recebimento na tela de Conferência de Notas.
Com a configuração “Habilitar Conferência” marcada, iniciamos o processo de conferência dos itens, que pode seguir alguns caminhos diferentes, em conjunto da ativação ou não das opções "Conferir Nota em Processo de Finalização" e "Finalizar Nota no Processo de Finalização".
Abaixo vamos detalhar todas formas:
>> Configuração “Habilitar Conferência” ATIVADA:
Nas configurações, vamos ativar a conferência:
Essa configuração, após darmos entrada do XML de nota de compra, o tatus da nota passa a ser “Aguardando Recebimento” e não é obrigatório realizar a conferencia individual dos itens para finalizar a nota.
O Status “Aguardando Recebimento” seria a etapa de confirmar os volumes/caixas no momento que a transportadora realiza a sua entrega. Isso é feito pelo sistema através do botão de "Confirmação de Recebimento". Neste momento é quando o colaborador realiza a conferência dos volumes (caixas/pacotes) deixados pela transportadora. A conferência dos itens será o próximo passo.
1º PASSO - IMPORTAR O XML DA NOTA DE COMPRA
Após importar o XML da nota de compra, na tela de resumo:
Ao clicar em “Liberar Notas”:
As notas de compra estarão disponíveis na tela principal com o status “Aguardando Recebimento”. Isso significa que a nota ainda não foi recebida pelo conferente, desta forma inicia os passos das conferências da nota:
2º PASSO - CONFIRMAR RECEBIMENTO
O colaborador responsável por recepcionar a entrega, clica na opção "Confirmar Recebimento" :
Confere a quantidade de volume/ caixa de entrega:
A nota de compra fica com o Status de "Aguardando Finalização":
3º PASSO - FINALIZAR NOTA DE COMPRA
O colaborador responsável por liberar a nota, clica na opção "Finalizar Nota" :
A nota de compra é finalizada e passa para o Status de "Finalizada (não conferida)":
4º PASSO - CONFERÊNCIA DE NOTA DE COMPRA
Nessa etapa, colaborador é responsável por conferir os itens individualmente. Selecionamos a nota de compra e clicamos no "Conferencia de notas de Compra":
A tela para selecionar as notas é aberta, clicamos para iniciar a conferência:
A tela de "Conferência dos Itens" é aberta e o colaborador realiza também a conferência individual de cada produto da nota:
Após conferir os itens da nota de compra:
Finalizamos a nota de compra:
O seu Status passa a ser "Finalizada":
>> Configurações “Habilitar Conferência”, "Conferir Nota em Processo de Finalização" e "Finalizar Nota no Processo de Finalização" ATIVADAS:
Nas configurações vamos ativar as três opções:
Essa configuração, após darmos entrada do XML de nota de compra, o tatus da nota passa a ser “Aguardando Recebimento”.
O Status “Aguardando Recebimento” seria a etapa de confirmar os volumes/caixas no momento que a transportadora realiza a sua entrega. Isso é feito pelo sistema através do botão de "Confirmação de Recebimento". Neste momento é quando o colaborador realiza a conferência dos volumes (caixas/pacotes) deixados pela transportadora. A conferência dos itens será o próximo passo.
E quando a configuração “Finalizar nota após Confirmar Recebimento” também estiver habilitada, após essa confirmação de Recebimento, é aberto a tela para realizar a conferência dos itens.
1º PASSO - IMPORTAR O XML DA NOTA DE COMPRA
Após importar o XML da nota de compra, na tela de resumo:
Ao clicar em “Liberar Notas”:
As notas de compra estarão disponíveis na tela principal com o status “Aguardando Recebimento”. Isso significa que a nota ainda não foi recebida pelo conferente, desta forma inicia os passos das conferências da nota:
2º PASSO - CONFIRMAR RECEBIMENTO
O colaborador responsável por recepcionar a entrega, clica na opção "Confirmar Recebimento" :
Confere a quantidade de volume/ caixa de entrega:
A tela de "Conferência dos Itens" é aberta, então o mesmo colaborador realiza também a conferência individual de cada produto da nota:
Após conferir os itens da nota de compra:
A nota de compra fica com o Status de "Finalizada":
** Se a tela da "Conferência de Itens", for fechada sem conferir TODOS os produtos, o Status da nota compra passa a ser "Aguardando Conferência", após a conferência ela passa para o Status de "Finalizada".
O colaborador responsável por recepcionar a entrega, clica na opção "Confirmar Recebimento" :
>> Configurações “Habilitar Conferência” e "Conferir Nota em Processo de Finalização" ATIVADAS:
Nas configurações vamos "Habilitar a Conferência" e selecionar o "Conferir nota no Processo de Finalização":
1º PASSO - IMPORTAR O XML DA NOTA DE COMPRA
Após importar o XML da nota de compra, na tela de resumo:
Ao clicar em “Liberar Notas”:
As notas de compra estarão disponíveis na tela principal com o status “Aguardando Recebimento”. Isso significa que a nota ainda não foi recebida pelo conferente, desta forma inicia os passos das conferências da nota:
2º PASSO - CONFIRMAR RECEBIMENTO
O colaborador responsável por recepcionar a entrega, clica na opção "Confirmar Recebimento" :
Confere a quantidade de volume/ caixa de entrega:
A nota passa para o Status de "Aguardando Conferência".
O Status “Aguardando Conferência” seria a etapa de confirmar cada produto individualmente. Isso é feito pelo sistema através do botão de "Conferência de Notas de Compra". Neste momento é quando o colaborador realiza a conferência item por item.
3º PASSO - CONFERÊNCIA DE NOTAS DE COMPRAS
O colaborador responsável por conferir cada item da nota de compra, clica na opção "Conferência de Notas de Compras" :
A tela para selecionar as notas é aberta, clicamos para iniciar a conferência:
A tela de "Conferência dos Itens" é aberta e o colaborador realiza também a conferência individual de cada produto da nota:
Após conferir os itens da nota de compra:
Finalizamos a nota de compra:
O seu Status passa a ser "Finalizada":
>> Configurações “Habilitar Conferência” e "Finalizar Nota após confirmar Recebimento" ATIVADAS:
>> Configurações “Habilitar Conferência” e "Finalizar Nota após confirmar Recebimento" ATIVADAS:
Nas configurações vamos selecionar as duas opções:
Essa configuração, após darmos entrada do XML de nota de compra, o tatus da nota passa a ser “Aguardando Recebimento”.
O Status “Aguardando Recebimento” seria a etapa de confirmar os volumes/caixas no momento que a transportadora realiza a sua entrega. Isso é feito pelo sistema através do botão de "Confirmação de Recebimento". Neste momento é quando o colaborador realiza a conferência dos volumes (caixas/pacotes) deixados pela transportadora. A conferência dos itens será o próximo passo.
E com a opção “Finalizar nota após Confirmar Recebimento” a nota é finalizada sem a necessidade de conferir os itens individualmente.
1º PASSO - IMPORTAR O XML DA NOTA DE COMPRA
Após importar o XML da nota de compra, na tela de resumo:
Ao clicar em “Liberar Notas”:
As notas de compra estarão disponíveis na tela principal com o status “Aguardando Recebimento”. Isso significa que a nota ainda não foi recebida pelo conferente, desta forma inicia os passos das conferências da nota:
2º PASSO - CONFIRMAR RECEBIMENTO
O colaborador responsável por recepcionar a entrega, clica na opção "Confirmar Recebimento" :
Confere a quantidade de volume/ caixa de entrega:
O colaborador responsável por recepcionar a entrega, clica na opção "Confirmar Recebimento" :
A nota de compra é finalizada automaticamente e seu Status passa a ser "Finalizada (não conferida)":
3º PASSO - CONFERÊNCIA DE NOTAS DE COMPRAS
O colaborador responsável por conferir cada item da nota de compra, clica na opção "Conferência de Notas de Compras" :
A tela para selecionar as notas é aberta, clicamos para iniciar a conferência:
A tela de "Conferência dos Itens" é aberta e o colaborador realiza também a conferência individual de cada produto da nota:
Após conferir os itens da nota de compra:
Finalizamos a nota de compra:
O seu Status passa a ser "Finalizada":
>> STATUS DA COMPRA: "FINALIZADA (DIVERGENTE)", "CONFERÊNCIA REALIZADA" e "CONFERÊNCIA DIVERGENTE":Esses Status ocorrem independente das configurações utilizadas.
- Finalizada (divergente)
Ocorre quando a nota de compra é finalizada com a "Conferência de notas de compra" divergente:
>> STATUS DA COMPRA: "FINALIZADA (DIVERGENTE)", "CONFERÊNCIA REALIZADA" e "CONFERÊNCIA DIVERGENTE":
Esses Status ocorrem independente das configurações utilizadas.
- Finalizada (divergente)
- Conferência Realizada
Ocorre quando concluímos a conferência dos itens(sem divergências):
E fechamos a tela da "Conferência de Notas de Compra" sem finalizar a nota de compra:
Status da nota de compra:
Depois é só finalizar a entrada da nota de compra.
- Conferência Realizada
- Conferência Divergente
Ocorre quando concluímos a conferência dos itens com alguma divergências:
E fechamos a tela da "Conferência de Notas de Compra" sem finalizar a nota de compra:
Status da nota de compra:
Depois é só finalizar a entrada da nota de compra.
>> ATENÇÃO:
- Conferência Divergente
Existem situações onde a nota pode possuir produtos que necessitam de Conferência Imediata no recebimento. Como são os casos dos produtos "Termolábeis", ou até mesmo produtos de alto valor.
Esses produtos podem ser marcados no cadastro, com a opção de “Confirmar Recebimento na Entrada”. Para produtos termolábeis, obrigatoriamente a opção “Confirmar Recebimento na Entrada” é marcada automaticamente.
Logo na etapa de "Confirmar Recebimento" a tela é apresentada para a "Conferência do Item" tendo a obrigatoriedade de sua conferência para dar continuidade na entrada da nota de compra:
>> Conferência do Lote ATIVADA:
Quando essa configuração estiver ativada, além de conferir a quantidade do produto, também será obrigatório conferir o lote, quando esse estiver com o controle de lote ativo:
Na tela de conferência, você pode ajustar o lote, data de fabricação e data de validade:
>> Modo de exibição dos produtos do XML na tela de Conferência:
>> Modo de exibição dos produtos do XML na tela de Conferência:
Nas configurações, temos as opções:
Onde:
- Normal (Nome e Qtds. dos Itens): na conferência o colaborador consegue visualizar os produtos que estão no XML da entrada de compra:
- Escuro (Mostrar Itens Conforme Lançamento): na conferência o colaborador não consegue visualizar os itens que compõe a nota:
Só depois de lançar um produto, o seu nome é apresentado na tela:
- Ocultar a Qtde. Comprada: na conferência o colaborador consegue visualizar os produtos que estão no XML da entrada de compra, mas não sabe a quantidade que está na nota:
RELATÓRIO DAS CONFERÊNCIAS DOS ITENS NA ENTRADA DA NOTA DE COMPRA
Para realizar a impressão do relatório das conferências, entre direto na opção "Conferência de Notas de Compra" e no filtro, marque todos os Status da nota para a pesquisa:
Depois seleciona a nota e "Imprimir Conferência":
Caso tenha alguma divergência nos lotes, será apresentado também no relatório:
>> Abaixo, uma tabela resumo dos Status da entrada de nota de compra:
Qualquer dúvida, entre em contato com nosso suporte.
Consulte os telefones regionais para atendimento em todo o Brasil em: http://www.vsm.com.br/atendimento-vsm
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